Program pro administraci servisu výtahů

ATLANT 2

Vést úspěšně firmu provádějící servis výtahů je velmi náročná činnost. Mimo cenových strategií, kdy je potřeba za nabízené služby utržit co nejvíce peněz, které je objednatel ještě ochoten zaplatit při co nejmenších nákladech, zbývá ještě mnoho administrativní práce potřebné k hladké činnosti nabízených služeb.

Jedná se především o správnou fakturaci objednavatelům – zdroj příjmů. Ale než je možno vytvořit fakturu, musí být provedeno mnoho souvisejících prací. Musí být zpracováno mnoho podkladů – dokumentů od servisních pracovníků, revizorů, nákupčích náhradních dílů, od správce skladu atd.. Tomuto toku dokumentů obsahujících důležité informace je nutno vtisknout určitý řád, aby informace měly smysl, plnily co mají a neztrácely se. Zcela zjevně se zde nabízí možnost informace převést do elektronické podoby a pomocí nějakého programu je zpracovat s co možná největší automatizací.

Samozřejmě, že u naší firmy byla snaha o elektronizaci dokumentů a jejich co nejvíce automatické zpracování již od jejího založení. Cílem bylo, aby tok informací ve firmě byl co nejlepší, aby se tím zvýšila produktivita práce a snížily se ztráty způsobené nedosažitelností informací tím, že informace nebyly tam kde měly v daný okamžik být. První uživatelská aplikace byla vyvíjena pod databázovým programem dBase 3 již od roku 1991. Postupem času, jak přibývaly požadavky na automatizaci toku informací, přestal stačit i program dBase5. Nastalo dilema co dál. Koupit lepší a tím dražší výchozí program tj. nějaký informační systém a začít znovu pracně vyvíjet uživatelskou aplikaci, nebo vyvinout specializovaný program pomocí plnohodnotného silného programovacího jazyka ? Po analýze jsem se rozhodl pro druhou možnost – psal se rok 1997. V té době se na trhu objevil poměrně silný programovací nástroj DELPHI 2, jehož pomocí bylo možno vyvinout funkční specializovaný program. Vývoj programu byl zahájen v květnu 1998 a od července téhož roku byla spuštěna do provozu jeho první betaverze. Od té doby byl program neustále zdokonalován podle zkušeností z plného provozu. V roce 2000 byla uvedena na trh jeho první kompletní verze (V1.2). V současné době, kdy je program ATLANT 2 uváděn na trh již ve verzi 2, obsahuje vše potřebné pro administraci servisu výtahů podle ČSN 27 4002 / 2003. Zdrojový kód programu obsahuje více než 237 000 řádek textu a byl dokončen pod DELPHI 5. Informace jsou v programu zpracovávány v 221 formulářích, z nichž většina je vícestránkových, výstupy jsou tištěny v 78 tiskových sestavách a data jsou ukládána do 80 databázových tabulek.

Co program ATLANT 2 umí ?

Pomocí programu ATLANT 2 lze zpracovat prakticky všechny informace, které se v provozu servisu výtahů vyskytují a které se servisu výtahů týkají. Informace jsou po jejich pořízení k dispozici všude tam, kde jsou potřeba a jsou v maximální možné míře zpracovávány automaticky. Program vyžaduje Windows 98 / 2000 / XP / NT4. Doporučené PC je s P160 MHz, 32MB RAM, SVGA 800 x 600 bodů a min. 256 barev pro servis do 500 výtahů. Při větším počtu výtahů je lepší použít výkonnější PC vzhledem k rychlosti zpracování především automatické fakturace. Program vyžaduje 30 MB volného místa na disku a dalších cca 900 – 1200 kB za rok při servisu 500 výtahů.

1. Data výtahů – veškerá data výtahu v rozsahu Knihy výtahu doplněná o množství položek které slouží ke snazšímu zpracování všech návazností, jsou ukládána do několika samostatných tabulek. Jsou zde položky cen paušálu rozdělené na jednotlivé činnosti, položky sloužící ke snazšímu a přesnějšímu výpočtu cen paušálu (druh rozváděče, druh kab. a šach. dveří, druh vedení klece a závaží atd.), jména všech pracovníků firmy, kteří mají výtah na starosti (revizor, montér, dozorce atd.), poznámky o výtahu pro jednotlivé pracovníky atd.. Výtahy jsou rozděleny do skupin a do rajónů podle zadaného klíče. Očíslování výtahů do rajónů a skupin lze provádět automatizovaně. Každý výtah je přiřazen jednomu objednateli. Program umožňuje provádět automatický výpočet paušálu jednotlivých výtahů nebo hromadně u vybraných výtahů, podle scénáře výpočtu. Scénář výpočtu paušálu umožňuje obrovské množství několika tisíc kombinací cen pro jednotlivé druhy výtahů. Data výtahů lze tisknout v mnoha různých tiskových sestavách.

2. Objednatelé – mimo běžných informací o uživateli je k dispozici množství položek, které slouží ke snazšímu provádění automatické fakturace. Jsou to informace o implicitních fakturovaných cenách, výše penále a slev a co se bude objednateli k faktuře tisknout. Automatická fakturace může být měsíční nebo čtvrtletní. Objednavatelé mohou být rozděleni do skupin podle vlastního klíče. Program umožňuje součet cen paušálů výtahů pro jednotlivé objednavatele. Data objednavatelů lze tisknout v mnoha různých tiskových sestavách.

3. Opravy, PPU a PP – veškeré opravy na výtazích jsou do tabulek ukládány pomocí kódu oprav, který vychází z číselných kódů uvedených v  ČSN 27 4002 rozšířených tak, aby plně vyhovovaly praxi. Kódy oprav se zadávají tak, že pomocí myši pouze vybíráte ten správný kód podle jeho popisu. Kód je doplněn obecnými písmennými značkami které blíže upřesňují provedenou práci – opět výběrem myší. Výběr kódů je velmi jednoduchý a přehledný. Kódy lze vybírat podle jejich čísla, popisu a podle části výtahu kde byla oprava provedena. Každá oprava může mít prakticky nekonečně mnoho položek oprav (celkově 4,5 miliardy). Ke každé opravě lze vybrat ze skladu (výběrem myší) spotřebované náhradní díly a zadat jejich množství. Náhradní díly lze vybírat podle jejich názvu, čísla nebo podle místa určení kde se ND na výtahu nachází. Každý takto vybraný ND je odepsán z meziskladu příslušného montéra (viz Skladové hospodářství). Dále mohou být položky oprav a kontrol (PPU a PP) označeny druhem opravy (mimo rozsah paušálu, vandalství, pohotovost, odstranění závady z OP, PPU, PP atd.). K některým druhům opravy je možno přiřadit ceny dodávek, dopravy, práce, pohotovosti atd., které jsou fakturovány. Tyto ceny lze s popisem zařazovat také do jakýchsi záznamníků aby je bylo možno použít při opakování se obdobné opravy. Po pořízení všech oprav je nutno před automatickou fakturací provést kontrolu oprav. Ta je prováděna ve třech krocích. V prvním kroku je kontrolována úplnost zápisu oprav a chybně zapsané opravy jsou vybrány k doplnění nebo k úpravě. Druhým krokem kontroly oprav je porovnání kódů oprav s kódy závad z OP. Protože kódování oprav a závad z OP je stejné, jsou při kontrole oprav porovnávány kódy jednotlivých oprav s kódy závad z OP. Jsou-li kódy totožné, je příslušná závada OP datumem opravy označena jako odstraněná. Jsou-li si kódy podobné, jsou příslušné opravy vybrány a je možno ručně určit, zda aktuální oprava byla zároveň odstraněním závady z OP. Tak je zajištěno odstraňování závad z OP i když montér zapomene opravu označit jako opravu závady z OP. Třetím krokem je kontrola termínů provádění pravidelné preventivní údržby (PPU) a provozních prohlídek (PP). V programu lze také zobrazit předešlé opravy aktuálního výtahu a jeho předešlé závady z OP, případně je vytisknout.

4. Odborné prohlídky (OP) - veškeré závady na výtazích jsou do tabulek ukládány pomocí kódu závad, které jsou totožné s kódy oprav. Kód závad se opět vybírá pomocí myši včetně obecné písmenné značky. V programu lze také zobrazit a tisknout přehled výtahů s barevným označením výtahů, které mají OP po termínu, nebo u nichž je nutno do zadaného data OP provést s možností dalších způsobů výběru zobrazení a tisku. Tak jsou kontrolovány termíny OP. U aktuálního výtahu lze zobrazit předešlé závady z OP s barevným rozlišením odstraněných a neodstraněných závad. Z pořízených závad z OP lze tisknout protokoly OP a různé seznamy závad, např. pro servisní pracovníky. Protokoly OP není nutno zapisovat do knihy výtahů, tu plně nahrazuje program ATLANT 2. Protokoly jsou jednak uchovány v PC, dále jsou zálohovány na disketu nebo jinam, jsou vytištěny a podepsány revizorem jako originály protokolů, jsou tištěny seznamy závad jednotlivých výtahů jako dodací list k automatické faktuře potvrzené firmou (kdo fakturu vystavil) a jsou elektronicky přenášeny objednateli do programu ATLANT 2 Use. Tak je zajištěno, že nemůže dojít k pozdějšímu falšování protokolů OP kýmkoliv, jak servisní firmou, tak revizorem tak i objednatelem. Dodatečné pořízení OP je sice možné, ale u každého nového pořízení OP je v programu zaznamenáno kdy a kým byl zápis pořízen. Zápisy OP s budoucím datumem není možno provést.

5. Automatická fakturace – všechny pořízené opravy a odborné prohlídky jsou podkladem pro automatickou fakturaci. Ta je prováděna zcela automaticky podle zadání v Objednatelích a podle nastavení Atlantu 2 včetně dodacích listů oprav, pohotovosti, seznamu OP, potvrzení o provedených OP, cenových nákladů jednotlivých výtahů a příp. čtvrtletní statistiky počtu oprav jednotlivých výtahů. Nakonec můžete vytisknout seznam vydaných faktur.

6. Ruční fakturace – program umožňuje ručně pořídit a vytisknout jakoukoliv fakturu včetně dodacího listu. Do této faktury můžete začlenit opravy a OP výtahů které nemáte v paušálu (tzv. “Jiný výtah”) nebo jakékoliv prodané náhradní díly ze skladu. Nakonec můžete vytisknout seznam vydaných faktur.

7. Odborné zkoušky včetně posouzení rizik – tyto zkoušky lze přehledným a jednoduchým způsobem pořizovat a tisknout protokoly v rozsahu ČSN 27 4007 / 2003 příloha C. Program také hlídá termíny odborných zkoušek a inspekčních prohlídek.

8. Skladové hospodářství – tato část programu umožňuje vést veškerou agendu skladového hospodářství. Můžete provádět příjem, výdej a inventuru skladu a meziskladů. Každý vydaný náhradní díl (ND) je převeden ze skladu do meziskladu nebo na konkrétní zakázku. Mezisklad může být jak fyzický sklad, tak např. auto servisního pracovníka. Po opravě výtahu nebo dokončení zakázky jsou ND odepsány z meziskladu nebo ze zakázky. Tak je možno kontrolovat spotřebu ND, jejich řádné vyfakturování a zůstatky ND u pracovníků. Z ND lze vytvářet tzv. sestavy ND. Každá sestava se může skládat z  mnoho ND nebo z jiných sestav. To je výhodné např. při výrobě vlastních komponent výtahu pro které je nutno nakoupit množství různých dílů. Každá změna ceny nakupovaného ND se promítne do celkové ceny sestav v kterých je ND obsažen. Ceny ND jsou vedeny dvojí – nákupní cena, jejíž změna je sledována a prodejní cena, která je cenou fakturovanou. Při změně nákupní ceny máte automaticky možnost změnit cenu prodejní. V programu je možno také ND rezervovat pro potřeby budoucích oprav. Např. po uzavření smlouvy o dílo na opravu výtahu víte, kdy a jaké ND budete potřebovat. Tyto ND v potřebném počtu zarezervujete k určitému datu a ty pak nemůže nikdo ze skladu vyfasovat. Pokud rezervované ND nebo sestavy ND ve skladu nejsou, je v předstihu vytvořena objednávka tak, aby ND došly k požadovanému datu. Program umožňuje provádět dvojí kontrolu skladu. První kontrola zjišťuje množství ND na skladě. Při poklesu množství ND pod limitní množství je ND navržen na objednání. Po potvrzení je automaticky vytvořena a vytištěna objednávka podle jednotlivých dodavatelů nebo skupin dodavatelů (např. dodavatelů elektronických součástek, kde není dopředu dodavatel všech ND znám a může jich pro jeden ND být více). Jedná-li se o sestavu ND, jsou do objednávky zařazeny všechny ND z kterých se sestava skládá. Druhá kontrola provádí hromadné sledování změny nákupních cen ND došlo-li k jejich změnám a případné úpravy cen prodejních.

9. Statistika – program umožňuje využít všech pořízených dat k jejich vzájemnému porovnání a vytvoření množství statistických údajů, které Vám pomohou určit příjmy a náklady jednotlivých výtahů, produktivitu práce jednotlivých servisních pracovníků atd.. Jedná se o počty oprav jednotlivých výtahů, počty opakujících se oprav v zadaném rozsahu dní, spotřeba jednotlivých ND, spotřeba ND jednotlivých výtahů a fakturace jednotlivých výtahů – příjmy. Statistiku lze upřesňovat a cílit množstvím výběrových kritérií. Můžete např. sledovat počet oprav a počet opakujících se oprav u jednotlivých pracovníků servisu, podle dosažených výsledků upravovat jejich odměny a tím je správně motivovat. Statistiky lze zobrazovat jak do přehledných tabulek, tak do grafů. Vše lze také tisknout.

10. Přenosy – i když program ATLANT 2 není z cenových důvodů v síťové verzi, přesto umožňuje práci na několika PC na kterých je nainstalován. K synchronizaci dat slouží Přenosy. Lze zde přenášet jakákoliv data z jednoho PC do druhého podle zadaného výběru a podle druhu dat. Data jsou kontrolována aby nedocházelo k jejich duplicitě. Program umožňuje také zálohování všech nebo vybraných dat a jejich obnovu v případě potřeby. Dále je zde možno přenášet data jednotlivým objednatelům pomocí Internetu nebo disket. Data (opravy, OP a fakturace) si pak může objednatel prohlížet a tisknout v programu ATLANT 2 Use, který mu můžete zdarma poskytnout (je součástí dodávky).

11. Ostatní – mimo výše uvedených hlavních částí obsahuje program ATLANT 2 ještě množství větších či menších částí, které slouží k podpoře a k usnadnění činnosti programu. Program obsahuje dvě identické sady tabulek dat ve dvou samostatných databázích s názvem “Standard” a “Demo”. V Demo databázi jsou po instalaci programu demonstrační data pro Vaše zkoušky s prací s ATLANTem. Později si do Demo databáze můžete překopírovat svoje ostrá data a používat je k různým zkouškám a pokusům. Data můžete mimo přenosů a zálohování také archivovat. Archiv slouží k odstranění a uložení starších dat, které již v programu nepotřebujete, nebo na disku zabírají místo. Archiv lze kdykoliv opět otevřít, upravovat v něm data, tisknout je, ale změny nikdy nebudou do archivu uloženy. Archiv už nelze změnit, ale lze jej za určitých okolností opět obnovit do ostrých dat.

Nákupem programu ATLANT 2 získáte dokonalý přehled nad činností Vaší firmy. Díky tomu stoupne produktivita práce zaměstnanců firmy, sníží se ztráty způsobené nedokonalou fakturací nebo nespokojeností objednavatele. Budete mít dokonalý přehled o stavu zásob a o nutnosti včas je doplnit. Budete mít přehled o spotřebě ND a jejich zůstatcích u jednotlivých pracovníků servisu. Objednatel bude mít dokonalý přehled o činnosti na svých výtazích a bude tak velmi spokojen. Podle mých zkušeností s tímto programem stačí pro veškerou administraci spojenou se servisem 1 000 výtahů, tj. pořizování všech oprav, OP, výdej náhradních dílů ze skladu a provádění fakturace jen jeden administrativní pracovník !! Samozřejmě to platí po úplném zvládnutí programu a po pořízení počátečních dat (data výtahů a náhradních dílů).

Demo verze programu ATLANT 2, kterou si zde můžete stáhnout nebo také objednat, je plná veze jen se záměrným poškozením tiskových sestav a s omezenými přenosy.

Budoucnost informačních technologií a servis výtahů

Budoucnost z celkem pochopitelných důvodů směřuje k elektronizaci všech forem informací a servis výtahů není výjimka. V poměrně krátké době dojde i k elektronizaci takových dokumentů jako jsou faktury. Díky elektronickému podpisu budou faktury zasílány internetem stejně tak jako dnes můžete přes internet dávat příkazy své bance k úhradám. Samozřejmě, že budu tyto změny sledovat stejně jako změny v legislativě, změny v ČSN a případné připomínky a podněty uživatelů a vše se promítne do dalších verzí programu ATLANT.